Notificación sobre Prácticas de Privacidad

Fecha efectiva: 19 de marzo de 2018

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN.

 LEA ATENTAMENTE ESTA NOTIFICACIÓN.

Esta Notificación de Prácticas de Privacidad (“Notificación”) describe cómo nosotros, U.S. Acute Care Solutions (“USACS”), utilizamos o divulgamos su información médica protegida (“PHI”, en inglés). La información médica protegida es aquella que lo identifica a usted y se relaciona con los servicios de salud, el pago de servicios médicos o su afección o salud mental o física, en el pasado, presente o futuro. Esta Notificación se aplica a toda la PHI creada o mantenida por USACS en su historial, incluida la información recibida de otros prestadores o clínicas de servicios médicos. Además, esta notificación describe sus derechos al acceso y el control de su información médica protegida.

NUESTRAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

Conforme a las leyes federales, nosotros debemos mantener la privacidad de su PHI y brindarle esta notificación de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad. Estamos obligados a notificar a las personas afectadas después de que su información médica protegida (PHI) no asegurada haya sido comprometida.  Estamos obligados a cumplir con los términos de esta Notificación, la cual se puede enmendar ocasionalmente. Nos reservamos el derecho a modificar los términos de esta Notificación y hacer que las nuevas disposiciones de la Notificación entren en vigencia para toda la PHI que mantenemos. Revisaremos y anunciaremos prontamente esta Notificación cada vez que haya un cambio importante respecto de los usos o divulgaciones, sus derechos, nuestras obligaciones u otras prácticas mencionadas en esta Notificación. Salvo cuando lo establezca la ley, no se implementará ningún cambio importante de esta Notificación antes de la fecha efectiva de la nueva Notificación en la cual se refleje dicho cambio importante.

La mayoría de las entidades y prestadores médicos de USACS participan en Sistemas Organizados de Atención Médica (Organized Health Care Arrangements, OHCA) en los hospitales o clínicas donde ejercen y proveen servicios. Los OHCA están compuestos por los diversos médicos y otros prestadores que le proveen a usted atención y tratamiento médicos mientras se encuentra en la sala de emergencias, el hospital u otra clínica médica.

Cada uno de estos OHCA mantiene una Notificación Conjunta de Prácticas de Privacidad, similar a la Notificación de Prácticas de Privacidad de USACS. La Notificación Conjunta de Prácticas de Privacidad describe los modos en que los miembros de un OHCA pueden usar o divulgar su información médica protegida, así como sus derechos respecto de dicha información. Si no hay una emergencia, un empleado del hospital o de la clínica le entregará a usted o a su representante personal una copia de la Notificación Conjunta de Prácticas de Privacidad en el momento de registrarse.

USOS Y DIVULGACIONES DE SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA

Usos y divulgaciones para el tratamiento, el pago y operaciones del servicio de salud

USACS puede usar y divulgar su PHI para proveer Tratamiento, obtener el Pago de su tratamiento y efectuar Operaciones del Servicio Médico. A continuación, se definen estos tres términos y se dan ejemplos.

  • Para Tratamiento. USACS y sus prestadores de servicios médicos pueden usar y divulgar su PHI para proveerle atención médica y tratamiento a usted. Por ejemplo, los doctores, enfermeras y otros profesionales de la salud que le brindan cuidados a usted utilizarán la información de su historial médico y los síntomas que usted manifieste para planificar un tratamiento para usted que puede incluir procedimientos, medicinas, pruebas de laboratorio, radiografías, etc. Además, USACS puede divulgar su PHI a otro prestador de servicios médicos o profesional de la salud que no sea miembro de nuestro grupo ni esté afiliado a un OHCA, pero que le esté dando o le dará tratamiento a usted. Por ejemplo, nosotros le podremos dar información a su médico personal u otro prestador subsiguiente de servicios médicos para ayudarlos a que le den tratamiento a usted después de ser dado de alta de la sala de emergencia, hospital u otra clínica médica.
  • Para obtener o efectuar pagos. USACS puede usar y divulgar su PHI, en la medida de lo necesario, para que USACS procese sus facturas médicas y obtenga el pago de los servicios profesionales provistos a usted. USACS puede solicitarle el pago a usted, una compañía de seguros u otro tercero por los servicios médicos recibidos por usted. Por ejemplo, USACS puede enviar información sobre su tratamiento clínico a su compañía de seguros para cobrar los servicios prestados, o puede utilizar su información para hacer una factura y enviársela a usted o a la persona responsable del pago.
  • Para realizar operaciones del servicio de salud. USACS puede usar y divulgar su PHI, de ser necesario y del modo permitido o limitado por ley, para sus propias operaciones de servicios médicos, las que incluyen, sin limitación alguna, mejoras clínicas, interconsultas de colegas, gestión comercial, acreditación y habilitación y servicios jurídicos y contables. Por ejemplo, USACS puede usar o divulgar su PHI con fines de mejorar el tratamiento clínico y el cuidado de los pacientes. Si USACS participa en un OHCA en el hospital o la clínica donde nosotros le prestamos a usted atención médica, USACS también puede divulgar su PHI a otros miembros del OHCA para fines de garantía de calidad y gestión de casos, entre otros, pero solo si usted es paciente de dicho hospital o clínica.
  • Familiares y amigos proveedores de cuidados. Del modo permitido o limitado por ley, USACS podrá divulgar a un familiar, otro pariente o amigo cercano, PHI que esté relacionada directamente con la participación de dicha persona en sus cuidados médicos o un pago vinculado con su atención médica. De esta manera, se prevé ayudar a que estas personas le provean cuidados o efectúen pagos por ellos. Si usted no está disponible o está incapacitado o en una situación médica de emergencia, USACS puede determinar que una divulgación limitada es más conveniente para usted. En este caso, USACS puede compartir PHI limitada con esas personas, sin su aprobación o consentimiento. Además, USACS puede divulgar PHI limitada a una entidad pública o privada que esté autorizada para prestar ayuda en un desastre para que dicha entidad pueda ubicar a un familiar u otras personas que le pudieran proveer cuidados de alguna manera.
  • Socios comerciales. Ciertas funciones de las operaciones comerciales de USACS se pueden realizar por medio de contratos con personas u organizaciones externas, entre ellas, facturación electrónica, auditorías y servicios jurídicos y de otra naturaleza. A veces, nosotros necesitaremos dar su PHI a una o más de estas personas u organizaciones externas. En todos los casos, nosotros requerimos a estos socios comerciales que firmen un contrato con nosotros y se comprometan a mantener mecanismos apropiados para proteger la privacidad y seguridad de su PHI.

 

Usos y divulgaciones de PHI para recordatorios de citas, alternativas de tratamiento o campañas de procuración de fondos

USACS puede usar y divulgar su PHI para comunicarse con usted y recordarle una cita médica. USACS puede usar y divulgar su PHI para informarle o recomendarle las opciones o alternativas de tratamiento potenciales que le pudieran interesar a usted. USACS se puede comunicar con usted para campañas de procuración de fondos. Sin embargo, usted tendrá la oportunidad de escoger no recibir dichas comunicaciones sobre campañas de procuración de fondos.

Las divulgaciones que usted nos puede autorizar a hacer

USACS no usará ni divulgará su PHI sin su autorización escrita, excepto del modo descrito en esta Notificación. Los tipos de divulgaciones que requieren una Autorización son: (1) el uso o la divulgación no autorizados por ley; (2) la mayoría de las divulgaciones de notas de sicoterapia (notas privadas de un profesional de la salud mental, guardadas por separado del historial médico); (3) divulgaciones para fines de mercadotecnia; o (4) la venta de su PHI.

Usted nos puede dar su autorización escrita para que usemos o divulguemos su PHI a cualquier persona por cualquier motivo. Hay una autorización disponible en la lengüeta de formularios en la página web de USACS que cumple con los requisitos de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPAA, en inglés). Usted tiene derecho a revocar la autorización por escrito, a menos que nosotros ya hayamos actuado contando con esta autorización.  Para revocar una autorización actual archivada en USACS, usted debe escribir a: U.S. Acute Care Solutions, a la atención del Director de Privacidad: Privacy Officer, 4535 Dressler Road NW, Canton, Ohio 44718.

Si el uso, la divulgación o la diseminación de su información médica protegida está prohibida o limitada por las leyes estatales, USACS cumplirá con las leyes estatales vigentes.

Otras divulgaciones o usos específicos. Las entidades consideradas, como USACS, también están autorizadas u obligadas por ley a utilizar y divulgar su PHI de la manera siguiente sin su autorización:

  • Cuando está establecido por ley. USACS divulgará su PHI cuando lo establezcan las leyes federales, estatales o locales.
  • En el caso de una amenaza grave a la vida, salud o seguridad. USACS podrá, conforme a las leyes vigentes y las normas de conducta ética, divulgar su PHI si nosotros, de buena fe, creemos que dicha divulgación es necesaria para impedir o menguar una amenaza inminente y grave a su vida, salud o seguridad, o a la salud y seguridad del público.
  • Cuando existen riesgos para la salud pública. USACS puede divulgar su PHI para actividades públicas y fines autorizados por ley para impedir o controlar enfermedades, lesiones o una discapacidad; reportar enfermedades, lesiones y sucesos vitales como nacimientos o fallecimientos; realizar vigilancias, investigaciones e intervenciones relacionadas con la salud pública; o notificar a una persona que fue expuesta una enfermedad contagiosa o que puede correr el riesgo de contraer o propagar una enfermedad.
  • Para denunciar maltratos, negligencia o violencia intrafamiliar. USACS puede notificar a las autoridades públicas, si creemos que usted fue víctima de maltratos, negligencia o violencia intrafamiliar. USACS solo divulgará esta información cuando sea necesario o esté autorizada por ley, o cuando usted autorice dicha divulgación.
  • Para realizar actividades de vigilancia de la salud. USACS puede divulgar su PHI a una agencia de vigilancia de la salud para ciertas actividades, entre ellas, auditorías, investigaciones civiles, penales o administrativas, inspecciones, habilitaciones o sanciones disciplinarias. Sin embargo, USACS no podrá divulgar su PHI si usted es objeto de una investigación y su PHI no está relacionada directamente con la provisión de beneficios públicos o atención médica.
  • Para procesos administrativos y judiciales. USACS puede divulgar su PHI para cualquier proceso administrativo o judicial en respuesta a la orden de un tribunal administrativo o judicial, del modo autorizado expresamente por dicha orden, o en respuesta a un emplazamiento, un pedido de intercambio de pruebas u otro proceso legítimo, si creemos que la parte que solicita la información dedicó esfuerzos razonables para notificarle a usted sobre el pedido u obtener una orden de protección válida respecto de su información médica.
  • Para fines relacionados con las fuerzas del orden público. USACS puede divulgar una PHI específica y limitada de usted, del modo autorizado o establecido por ley, para ciertos fines relacionados con el orden público.
  • Para fines de estudios de investigación. USACS puede, en circunstancias muy limitadas, usar su PHI para estudios de investigación. Antes de que USACS pueda divulgar cualquier parte de su PHI para fines de investigación de modo tal que usted pudiera ser identificado, entonces el proyecto estará supeditado a un proceso exhaustivo de revisión y aprobación.
  • Para funciones públicas especificadas. Conforme a las regulaciones federales, nosotros podremos estar obligados o autorizados a utilizar o divulgar su PHI para facilitar funciones públicas especificadas, relacionadas con personal militar y veteranos de guerra; actividades de inteligencia y seguridad nacional; servicios de protección del presidente y otras personas; determinación de idoneidad médica; y custodia policial y presos.
  • Para la indemnización por accidentes de trabajo. USACS puede usar o divulgar su PHI para la indemnización por accidentes de trabajo o programas similares.
  • Transmisión de información a la muerte. En ciertas circunstancias, USACS puede divulgar su PHI a directores de funerarias y médicos forenses y legistas para que realicen sus funciones del modo compatible con las leyes vigentes.
  • Organizaciones de adquisición de órganos. Conforme a las leyes vigentes, nosotros podemos divulgar su PHI a organizaciones de adquisición de órganos u otras entidades participantes en la adquisición, el banco o el trasplante de órganos para la donación de tejidos y trasplantes.

 

Sus derechos con respecto a su información médica protegida

Usted tiene los derechos siguientes respecto de su PHI que mantenemos:

  • Derecho a contar con un representante personal. Usted nos puede informar las personas que pueden actuar como su representante personal autorizado, tal como un curador designado de oficio, e identificar un poder específico y debidamente firmado que otorgue dicha autoridad, un Poder Duradero para la Atención Médica, si este permite que la persona actúe cuando usted no puede comunicarse por sí mismo, u otro método reconocido por las leyes vigentes. Sin embargo, nosotros podremos rechazar un representante personal si determinamos, a nuestro criterio profesional, que no es conveniente para usted.
  • Derecho a solicitar restricciones. Usted puede solicitar que se restrinjan ciertos usos y divulgaciones de su PHI. Usted tiene derecho a solicitar que nosotros limitemos la divulgación de su PHI a una persona que le provee cuidados o efectúa un pago por ellos. Aunque nosotros consideraremos su pedido, tenga presente que no estamos obligados de ninguna manera a aceptarlo ni satisfacerlo, a menos que el pedido se relacione con la divulgación de PHI a un plan médico, a los fines de realizar un pago u operaciones de servicios médicos, y que la PHI esté relacionada solamente con un servicio médico por el cual se saldó un pago total del propio bolsillo del paciente. Para solicitar dichas restricciones, por favor llame al Director de Privacidad de USACS al (800) 828-0898.
  • Derecho a solicitar que las comunicaciones sean confidenciales. Usted tiene derecho a solicitar que nosotros nos comuniquemos con usted de forma confidencial. Por ejemplo, usted nos puede solicitar que las comunicaciones relacionadas con su información médica solo se hagan con usted en privado, sin que haya otros familiares presentes. Si desea recibir comunicaciones confidenciales, llame al Director de Privacidad de USACS al (800) 828-0898.
  • Derecho a inspeccionar y copiar su PHI. A menos que su acceso a sus registros esté restringido por razones de tratamiento claras y documentadas, usted tiene derecho a solicitar ver su PHI. Tiene derecho a inspeccionar o copiar dicha información médica, incluidos los registros de facturación, en un lugar y horario razonables. Puede dirigir su pedido para inspeccionar y copiar los registros con su PHI al Director de Privacidad de USACS al (800) 828-0898. Si solicita una copia de dicha información médica, le podremos cobrar aranceles razonables de copiado, procesamiento y personal. Si la PHI que es objeto de un pedido está guardada en forma electrónica en uno o más conjuntos de registros designados, y si usted solicita una copia electrónica de dicha información, nosotros le brindaremos acceso a usted a la PHI en la forma y el formato electrónicos solicitados, si se puede producir fácilmente en dicha forma y formato; de lo contrario, se la proveerá en una forma y un formato electrónicos legibles, del modo convenido por usted y nosotros.
  • Derecho de enmendar su PHI. Si cree que su PHI es incorrecta o incompleta, usted tiene derecho a solicitar que nosotros enmendemos sus registros. Se puede hacer ese pedido siempre que nosotros mantengamos la información. Puede dirigir su pedido para enmendar la información por escrito al Director de Privacidad de USACS a la dirección: 4535 Dressler Rd. NW, Canton, OH 44718. Nosotros podemos denegar el pedido si no se hace por escrito ni incluye el motivo de la corrección. Además, se puede denegar el pedido si nosotros no creamos los registros de su información médica; si los registros solicitados no forman parte de los nuestros; si la información médica que desea enmendar no es parte de la información médica que usted está autorizado a inspeccionar y copiar; o, si en nuestra opinión, los registros que contienen su información médica son exactos y completos. Asumimos la postura que las enmiendas pueden consistir en una declaración escrita de su parte, en vez de consistir en cambiar, anular o destruir cualquier información necesaria relacionada con su atención médica.
  • Derecho a conocer las divulgaciones hechas. Usted tiene derecho a solicitar una rendición de cuentas de las divulgaciones que nosotros hayamos hecho de su PHI por ciertos motivos, entre ellos, las razones relacionadas con los fines públicos autorizados por ley y ciertos estudios de investigación. Debe de dirigir su pedido de rendición de cuentas por escrito al Director de Privacidad de USACS a la dirección: 4535 Dressler Rd. NW, Canton, OH 44718. El pedido debe especificar el periodo para la rendición de cuentas, pero no se puede hacer para periodos mayores a seis (6) años antes de la fecha en la cual se solicita dicha rendición de cuentas. Nosotros satisfaremos su pedido por primera vez en cualquier periodo de 12 meses sin cargo alguno. Los pedidos subsiguientes de rendición de cuentas estarán supeditados a un arancel razonable basado en los costos.
  • Derecho a obtener una copia impresa de esta notificación. Usted tiene derecho a recibir una copia impresa de esta Notificación en cualquier momento, aun si la recibió anteriormente. Para obtener una copia impresa, comuníquese con el Director de Privacidad de USACS al (800) 828-0898.
  • Derecho a ser notificado sobre una violación de su información. Nosotros estamos obligados a notificarle por correo certificado o electrónico (si usted nos informó que prefiere recibir información por correo electrónico) sobre una violación de su PHI. Una violación es toda adquisición, acceso, uso o divulgación no autorizados de ciertas categorías de PHI que comprometen la seguridad o privacidad de dicha PHI.

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Quejas

Si cree que se violaron sus derechos a la privacidad, usted puede presentarnos una queja por escrito. Usted la debe enviar a: U.S. Acute Care Solutions, a la atención del Director de Privacidad: Privacy Officer, 4535 Dressler Road NW, Canton, Ohio 44718. No se tomarán represalias por presentar una queja.

Además, usted podrá formular una queja ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (US Department of Health and Human Services) en Washington, D.C. dentro de los 180 días de la presunta violación de sus derechos. Usted podrá formular dicha queja ante el secretario de las maneras siguientes: (1) por correo, dirigida al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, 200 Independence Avenue SW, Washington, D.C., 20201; (2) por teléfono, llamando al número gratuito (877) 696-6775; o (3) por correo electrónico, a la dirección OCRComplaint@hhs.gov.

Información de contacto

Nuestro Director de Privacidad está designado como nuestro punto de contacto para todos los asuntos relacionados con su privacidad y sus derechos de acuerdo con esta Notificación. Si tiene preguntas respecto de esta Notificación, comuníquese con el Director de Privacidad de USACS al (800) 828-0898, y su dirección es 4535 Dressler Rd., NW, Canton, OH 44718.